システム手帳の使い方 2007年版

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手帳を使う理由

スケジュールやタスクの管理は、全て手帳。
仕事中はほぼ常にPCを使えるような環境だけど、PCでの管理はやっていない。
PCを使っているときも、キーボードの手前に常に手帳を広げて置いて、いつでも書き込めるようにしている。


PCではなく、手帳でスケジュール管理をする理由は、大きく2つ。


移動中や食事中などでも、場所を選ばずに使えるというのが1つ。
タスクやスケジュールの変更、「やっておいたほうがいいこと」などを思いつくのは、移動中とかが結構多い。


もう1つは、予定と実績をまとめて記録しておけること。
予定を書いた横に、実績も記入。2つを並べて書くことで、以降のスケジュールの変更も考えやすくなる。
PCのスケジュール管理ソフトの中にも、予定と実績を記録して置けるものもあるけど、やっぱり柔軟性という点では手帳の方が使い勝手がいい。

リフィル構成

使ってるリフィルは、スケジュールリフィルを3種類。
リング径が15mmと、あまり大きな方ではないので、前後数ヶ月だけ手帳に入れている。

デイリー

当月含めて3ヶ月。前月～翌月まで。当月が5月なら、4～6月。

ウィークリー

当月含めて4ヶ月。前月～翌々月まで。当月が5月なら、4～7月。

マンスリー

1年分。（折りたたみタイプで、1年分でも2枚なので）

この他のリフィルは使わない。アドレスリフィルとかもなし。
メモ取りやアイデアノート的な用途は、別のメモパッド「RHODIA No.11」を使っている。書いたものを管理するのは別の手帳。
システム手帳は、スケジュールとタスク管理に特化。デイリーリフィルは、日記帳も兼ねている。

スケジュール管理

ウィークリーリフィルでは、1週間分の予定/タスクを管理。
週末に翌週の1週間分の予定を、わかっている範囲で書き込む。予定を書き込むときは、黒インクのペンを使用。


週が始まると、ウィークリーの予定を元に、翌日の予定をデイリーリフィルに書き込む。このとき使うのも黒ペン。
ウィークリーの内容を元にしているけど、内容はそのままではない。
予定と実績はズレることも多いので、デイリーリフィルに書き込むのは、タスクの進捗状況に合わせて調整したスケジュールにする。


その日に行った実績は、デイリーの予定の横に赤ペンで記入。
できなかったタスクは紫のペンでマークする。


デイリーに書き込んだ実績を元に、ウィークリーの予定を、紫ペンで調整。
補正スケジュールを書くついでに、ウィークリーリフィルの、あまり使わない2時台のスペースを利用して、進捗マークを書き込む。

▽マーク

予定通り（または前倒し）にタスクが終わった場合。

▼マーク

タスクが遅れている場合。

タスクが予定と一致している場合は、2時のラインにマークを記入。
前倒しで作業ができている場合は、1時半…1時……とマークしていく。
逆に進捗が遅れている場合は、2時半…3時……とずらす。


これで、予定と実績のズレや、タスクの遅れ具合が把握しやすくなるし、遅れの調整もしやすくなる。


こういう使い方をしているので、スケジュールはバーティカルタイプのものが便利。
バーティカルタイプは余白が少ないので、タスクに対してコメントは書き込みにくい。
その代わり、縦線1本（開始点には○，終了点には－を付けてるけど）で、時間に沿ったタスク管理ができる。
予定と実績の縦線を色を変えて書き込めば、比較やズレの調整もしやすい。




余白の少ないバーティカルスケジュールを有効に使うには、色を活用するのが手軽で効果が大きい。
今使っている色は、全部で5色。

黒

通常の予定。

青

変更できない予定。対応時間が決まっていて、変更できない予定は、色を変えて記入。

紫

調整スケジュール。実績を元に、大きく変更した予定は、紫で引きなおす。単純に遅れている場合は、タスクを紫ペンで囲むだけのときもある。

赤

実績。実際に行った内容。予定の横に並べて書く。

緑

その他コメント。スケジュール上にメモを入れておく場合は、他の線と重なっても邪魔にならない色で書き込む。*1

あとは、記号を使って書き込む文字を減らしている。
例えば、「A社との打ち上げ飲み会が、19時からB店である」という場合は、バーティカルスケジュールの19時から21時まで（とりあえずの目安として2時間くらいを予想して）縦線を引いて「(D)A社 打上＞B店」という感じ。
このあたりは、手帳関連の本にもよくあるやり方を使ってる。




ウィークリーとデイリーの2種類のスケジュールリフィルを使うので、ページの移動が多くなる。
そこで、しおりとしても使える下敷きリフィルの出番。
今は、ウィークリーに2枚、デイリーに2枚の、計4枚の下敷きリフィルを使用。これで、ページ移動が簡単にできるようにしている。

マンスリーリフィル

基本的に、日常のスケジュールはウィークリーとデイリーで管理。
マンスリーのリフィルは、さらに大まかな「スケジュールメモ」のような使い方をしている。
例えば、会社や客先の祭日以外の休業日を書いたり、仕事で関わっているプロジェクトの長期予定や締切日を書いたり。ゲームやCD/DVDの発売日もメモっていたりする。
ウィークリー，デイリーのリフィルを1～2ヶ月先の分しか入れていないので、それよりも先の予定を書き込むときには、マンスリーリフィルを使用。

日記

デイリーリフィルは、日記帳がわりにも使用。


スケジュール欄に実績を書き込めば、それだけでその1日に何をやったかは、ほぼ記録される。
あとは、実績の細かい内容や、その日の中で気になったことなどをメモ欄に記入。
余白に天気などを書いたりもしている。
本来の目的はスケジュール管理だけど、これだけで十分日記になる。
しかも、バーティカルタイプのスケジュール欄に、時間の流れに沿って実際にやったことが記録されてて、けっこう詳細。


メモ欄兼日記の書き方は、特には決めていなくて、関連する内容で字下げしているくらい。
時々、書き込むスペースが足りなくて、矢印を引っ張ってタスク欄の余白に書き込んだりしている。

古いリフィルの管理

過去2ヶ月以前のリフィルはシステム手帳からは外す。
外したりフィルは、文具やなどで売っている黒い綴じ紐を通して、100円ショップで買ってきた箱の中に保管している。